Klacht Acties

Datum: 26/11/2024

Functionaliteit

In de klachtenmodule in I-Suite is het mogelijk om klachten acties uit te zetten. Hiermee kan vanaf de klacht een actie uitgezet worden naar een gebruiker of naar een werknemer binnen Business Central. De klachtacties zijn direct gekoppeld aan de bestaande klacht. Ook ziet men direct welke gebruiker de klachtactie heeft aangemaakt.

In de praktijk kan men bijvoorbeeld in de fase van het onderzoek van de klacht een actie definiëren waarbij een collega een actie uit moet voeren. Voorbeelden hiervan zijn:

Klacht komt binnen bij de administratie maar de betreffende verkoper van de order moet uitzoeken of deze klacht terecht is. In dit geval kan de administratie een klachtactie aanmaken waarin de verkoper gevraagd wordt deze klacht uit te zoeken.
Klacht is onderzocht en de oorzaak is gevonden. De klant heeft recht op een creditering. De verkoper kan dan een klachtactie aanmaken waarbij de finance afdeling gevraagd wordt om de creditering uit te voeren.

Inrichting

Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit.

Instellingen

Onderstaande instellingen kunnen worden ingesteld om met deze functionaliteit te werken:

Ga hiervoor naar Klachteninstelling:

Instelling	Uitleg	Waarde
E-Mail wanneer toegewezen	Hiermee kunt u aangeven of de gebruiker een e-mail dient te ontvangen wanneer een klacht aan hem toegekend wordt. In rapport 11091620 kan de inhoud en opmaak van de mail worden ingericht.

Tip

Het is ook mogelijk om via PowerAutomate een flow in te richten die de notificatie van het toekennen van een klachtactie verwerkt. In deze flow is het mogelijk om zelf aanvullende acties of afwijkende mailing te definieren. Vraag uw Axians consultant om toelichting indien u wenst

Stambestanden

Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:

Stamtabel	Uitleg	Verplicht/optioneel
Actie type	Dit is een tabel waarin gespecificeerd kan worden om wat voor type actie het gaat. Voorbeelden hiervan zijn: - Onderzoek, - Oplossen, - Crediteren of - Identificeren. Er kan een trigger worden ingericht die aangeeft of er op orderkopkop of -regel niveau een credit of een retour moet worden aangemaakt, zowel voor inkoop- als voor verkooporder.	Verplicht
Actie categorie	Dit is een tabel waarin gespecificeerd kan worden in welke categorie de actie valt. Dit kan gebruikt worden wanneer er rapportages op dit onderwerp gemaakt worden om hierin te categoriseren.	Verplicht

Notificatie

Als er een klachtactie aan iemand wordt toegewezen, kan er een notificatie mail verzonden worden, mits dat in de klachten instellingen is aangegeven.

Kaart	Velden

Proces

Vanuit het klachtenscherm kan middels een button Klachtacties en vervolgens Nieuw kan een nieuwe klachtactie aangemaakt worden.

De volgende velden moeten gevuld worden:

ActieType
Actie Omschrijving 1
Toegewezen gebruiker of Werknemer: hiermee kan de klachtactie toegewezen worden aan een gebruiker binnen Business Central; deze tabel is gelinkt aan de werknemers tabel in Business Central, en hiermee kan de klacht dus ook aan werknemer binnen Business Central toegekend worden.
Geplande einddatum

Verder kan worden vastgelegd (niet verplicht):

Actie omschrijving 2: hierin wordt de omschrijving van de actie gezet. In beide velden zijn er 100 karakters beschikbaar, dus in totaal 200 karakters om de klachtactie te duiden.
Urgentie: hierin kan gekozen worden uit Laag, Middel, Hoog en Spoed.
Geplande start en einddatum: hierin kan de gebruiker die de klachtactie aanmaakt invullen wanneer de klachtactie gestart en afgerond moet worden.
Actie gereed: wanneer de klachtactie is afgerond zet de gebruiker dit vinkje aan, en is de klachtactie afgerond. Indien er bij het actie type een trigger is ingericht wordt die uitgevoerd. (bijvoorbeeld credit aanmaken of retour aanmaken).
Opmerkingen: onderaan de klachtactie hebben de gebruikers de mogelijkheid om hun opmerkingen te plaatsen.