Inkomende Verkoopdocumenten

Datum: 27/03/2022

I-Connect schema

Binnen de I-Connect module – I-Connect schema’s zal een schema aanwezig moeten zijn welke een xml bestand met vaste indeling (liefste 1 formaat onafhankelijk van de klant) doorzet naar de Inkomende Verkoopdocumenten bestanden (Inbound Sales Document Header (11163830) en Inbound Sales Document Line (11163831)).

Optioneel kan ook gebruik worden gemaakt van bestand Sales Comment Line (44) – (Documentsoort = Inkomende verkooporder).

Een order van een externe klant kan op deze manier automatisch worden verwerkt naar verkooporder. Dit zal doorgaans een verkooporder zijn welke via EDI is binnengekomen (en middels een mapping is omgezet van EDIFACT naar XML. XML rechtstreeks zou technisch ook tot de mogelijkheden behoren.

In het I-Connect schema staat:

• De ‘vertaling’ van het xml bestand naar externe orders in BC
• De plaats van waar het bestand wordt gelezen

Proces

Een inkomend bericht kan zo verwerkt worden naar een inkomende verkooporder. Vanuit daar kan het worden verwerkt naar een verkooporder.

Verwerking inkomend verkoopdocument naar verkooporder

Deze functie verwerkt het inkomend verkoopdocument naar een verkooporder.

Lijst inkomend verkoopdocument:

Verwerken:

Of eerst in het document naar de regels

Bij het verwerken worden diverse controles uitgevoerd op kop en regels. Bijvoorbeeld

Dit betekent dat dit EAN nummer niet gevonden kan worden in de klanten.

De belangrijkste controles:

Veld	Toelichting
Bestaat de 'klant/verzendadres/factureren aan'	- Bepaling van klantnummer (orderklantnummer): eerst wordt gekeken of de waarde in ‘Orderklantnr’ een bestaand klantnummer is, dan wordt deze genomen. Anders wordt gekeken of de code die in de inbound sales order staat een EAN code is van een klant, Anders fout - Bepaling van klantnummer (factureren aan) : Indien niet gevuld: standaard bepaling BC, indien wel gevuld wordt eerst gekeken of de waarde in ‘Factureren aan’ een bestaand klantnummer is, dan wordt deze genomen. Anders wordt gekeken of de code die in de inbound sales order staat een EAN code is van een klant. Anders fout - Bepaling van verzendadres (verzendadrescode) : Indien niet gevuld: standaard bepaling BC, indien wel gevuld wordt eerst gekeken of de waarde in ‘Verzendcode’ een geldige waarde is bij de betreffende klant is, dan wordt deze genomen. Anders wordt gekeken of de code die in de inbound sales order staat een EAN code is van een verzendadres van de betreffende klant, Anders fout M.a.w. indien klant/adres/factureren aan niet gevonden kan bij een fout hierop het veld handmatig worden overschreven met het BC klant/verzendadrescode.
Bestaat artikel	Bepaal of artikel in de Inbound sales regel een bestaand artikel is, zo ja wordt deze genomen. Anders wordt geprobeerd artikel te vinden via kruisverwijzing van betreffende klant (klant artikelnummer/code), indien niet gevonden: Wordt geprobeerd artikel te vinden via artikelidentificatietabel, indien niet gevonden Wordt geprobeerd artikel te vinden via GTIN code op de artikelkaart, indien niet gevonden: Fout
Bepaling eenheid	- Indien artikelnummer gevonden via kruisverwijzing van betreffende klant -> neem eenheid uit kruisverwijzing (nb kan leeg zijn, in dat geval neem standaard verkoopeenheid artikel) - Indien artikelnummer gevonden via -> neem eenheid uit artikelidentificatie (nb kan leeg zijn, in dat geval neem standaard verkoopeenheid artikel) - Indien niets gevonden: standaard verkoopeenheid uit artikel

Het is ook mogelijk om in de inbound sales het volgende te verwerken:

• Een aangepast (vaak 1 malig) verzendadres (dus aparte NAW gegevens tbv verzending)
• Comment lines op verkooporder header en lines.

Indien er geen fouten zijn gevonden wordt het Inkomend Verkoopdocument verwerkt naar een verkooporder. Dit kan een nieuwe order zijn of het wijzigen van een bestaande order (op basis van klant en extern ordernummer). Een Inkomend verkoopdocument die fout is wordt niet meer door de taakwachtrijpost verwerkt en dient na aanpassing/oplossing van de fout handmatig verwerkt te worden.

Tip

Uiteindelijk kan dit proces middels taakwachtrijposten worden geautomatiseerd middels code unit 11164100 met als parameter de waarde ingevuld in de Interface instelling