Partij registratie
Datum: 16/09/2024
Functionaliteit
Partijadministratie omvat het financiële gedeelte omtrent de logistieke partijen. In de partijadministratie wordt bijgehouden wat de inkoopwaarde, omzet en de kosten zijn. Daarmee is dit ook direct de bron voor veel rapportages zoals bijvoorbeeld de account sale.
De partijadministratie werkt alleen voor lot getraceerde artikelen. Per bundelpartij moet aangegeven worden wat de afrekenmethode is en daarbij ondersteunen we:
- Vastkoop
- Commissie
- Consignatie
- Consignatie met minimumgarantie.
Wanneer we praten over vastkoop dan nemen we de producten af tegen een vaste prijs. In de andere 3 gevallen wordt de prijs achteraf bepaalt aan de hand van een eindafrekening. Bij consignatie met minimumgarantie is er wel een minimale prijs afgesproken maar wordt de uiteindelijke prijs alsnog middels een eindafrekening bepaalt.
Zoals gezegd is de partijadministratie een registratie van de financiële huishouding van een partij. Alle financiële mutaties worden geregistreerd in partijposten. Daarnaast worden productiekosten, verkoopkosten, omzet en kortingen teruggerekend naar de oorspronkelijke partij van binnenkomst. Dit betekend dus dat het toegestaan is om partijen te combineren op 1 productie order of verkoopverzending/-factuur.
Voor partij georiënteerde handel is een partijadministratie een must.
Inrichting
De inrichting van de partijadministratie bestaat uit een samenwerkend geheel tussen de volgende elementen in I-Suite:
- Partijregistratie
- Bundelpartijen
- Inkoopkosten (Preliminary cost)
- Verkoopkosten
- Account Sales
Instellingen
Onderstaande instellingen moeten worden ingesteld om met deze functionaliteit te kunnen werken:
Ga hiervoor naar Partijregistratie instellingen
Partijregistratie instellingen
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Lotnr. informatie automatisch aanmaken | Moet aanstaan |
| Lotnr. informatie automatisch bijwerken | Moet aanstaan |
| Automatische lotnr. toekenning | Moet aanstaan |
| Lotnr.- nummering | Er mag gekozen worden voor Ordernr. of Artikel lotnr. reeks |
Bundelpartijen
Ga hiervoor naar Partijregistratie instellingen
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Nummerreeksen voor partij afsluiten | Deze zijn bedoeld voor een 2 tal fictieve inkoopfacturen voor het afsluiten en bijwerken van de kostprijs van een partij. Hier kan een alternatieve nummerreeks worden gehanteerd om ze niet tussen de reguliere inkoopfacturen te tonen | |
| Herwaardering dagboeksjabloon | Wordt gebruikt voor het herwaarderen van de partijen bij het afsluiten van de bundelpartij | |
| Herwaardering dagboekbatch | Wordt gebruikt voor het herwaarderen van de partijen bij het afsluiten van de bundelpartij | |
| Partij afsluiten Productboekingsgroep | Wordt gebruikt voor de aansturing van de boeking van de nul factuur voor de inkoopkosten. | |
| BTW-productboekingsgroep | Wordt gebruikt voor de aansturing van de boeking van de nul factuur voor de inkoopkosten. De BTW-productboekingsgroep stel je altijd in op de btw code die wordt gebruikt voor het 0 tarief | |
| Genereer bundelpartijnr | Geeft aan of er een bundelpartij gegenereerd moet worden | Ja |
| Bundelpartijnrs | Optioneel indien gekozen wordt voor eigen nummerreeks ipv op basis van het brondocument | |
| Bundelpartij actief | Geeft aan of er met bundelpartijen gewerkt wordt | Ja |
| Herwaardering bij afsluiten partij overslaan | Geeft aan of de herwaarderingsstap wordt overgeslagen bij het afsluiten van een bundelpartij. Activeer dit voor bedrijven die dagelijkse herwaardering via de taakwachtrij gebruiken, zodat de herwaardering niet nogmaals wordt uitgevoerd bij afsluiten. | |
| Verpakken naar waarde | Indien Ja worden de emballage artikelen meegenomen naar de waardeposten en daarmee ook naar de partij | Nee |
| Inkoopkosten actief | Ja | |
| Voorraadwaarde boeken bij afrekenmethode commissie | In sommige gevallen wil men in geval van afrekenmethode commissie toch voorraadwaarde boeken. Door deze instelling aan te zetten kan dit gerealiseerd worden waarbij de inkooprichtprijs als prijs voor de voorraadwaarde wordt gebruikt. | |
Artikeltraceringscode
Ga hiervoor naar Artikeltraceringscodes
| Type | Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|---|
| Algemeen | Specifieke lottracering | Specifieke lottracering mag aanstaan. Wanneer je deze aanvinkt dan zullen de instellingen worden aangezet die nodig zijn voor specifieke lottracering. Deze staan voor die specifieke instellingen in de uitleg hieronder benoemt. | |
| Algemeen | Partijadministratie | Voor de artikelen waarop je partijadministratie wil voeren moet je het vinkje partijadministratie aanzetten op de artikeltraceringscode. Koppel deze code alleen aan de artikelen waarvoor je partijadministratie wil voeren en niet op bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal. | |
| Algemeen | Lotnummergegevens maken bij boeken | Wanneer er nog geen lotnr. informatie aanwezig is ten tijde van het boeken dan wordt deze aangemaakt. Echter omdat we deze op basis van instellingen bij de partijregistratie instellingen al aanmaken bij het creëren van bijvoorbeeld de regel, kan deze instelling bij partijadministratie uitgeschakeld worden | Nee |
| Inkomend | Lotnr.-info verplicht | Wanneer je er voor kiest om de lotnr. informatie automatisch aan te laten maken en bij te laten werken middels de instelling in de partijregistratie instellingen | |
| Inkomend | Lot inkooptracering | Deze dient minimaal aan te staan om automatische lotnr. toekenning te laten werken. Dit zorgt er voor dat lotnummering bij inkoop verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | Ja |
| Inkomend | Lot verkooptracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij verkoopretouren verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Inkomend | Lot pos. corr.-tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij positieve correcties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Inkomend | Lot neg. corr.-tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij negatieve correcties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Inkomend | Partijassemblage tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij inkomende transacties op assemblage verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Inkomend | Productielottracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij inkomende transacties op productie verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Magazijn | Magazijnlottracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij magazijnmutaties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Transfer | Transferlottracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij transferorders verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Lotnr. info verplicht | Zorgt er voor dat er altijd lotnr. informatie aanwezig is op uitgaande transacties | |
| Uitgaand | Lot inkooptracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij uitgaande inkooptransacties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Lot verkooptracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij uitgaande verkooptransacties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Lot pos. Corr.-tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij positieve correcties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Lot neg. Corr.-tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij negatieve correcties verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Partijassemblage tracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij uitgaande transacties op assemblage verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
| Uitgaand | Productielottracering | Dit zorgt er voor dat lotnummering bij uitgaande transacties op productie verplicht is voor de artikelen waar de artikeltraceringscode aan gekoppeld is. | |
Preliminary Costs
Ga hiervoor naar Bedrijfsinstellingen
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| I-Fresh actief | Aan | |
Verkoopkosten
Ga hiervoor naar Verkoopinstellingen Verkoopkosten
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Verkoopkosten | Geeft aan of er met verkoopkosten gewerkt wordt | Ja |
| Klantkosten verwerken | Indien je wil dat klantkosten mee worden genomen in de netto verkoopprijs | Ja |
| Artikelkosten verwerken | Indien je wil dat artikelkosten mee worden genomen in de netto verkoopprijs | Ja |
| Transportkosten verwerken | Indien je wil dat transportkosten mee worden genomen in de netto verkoopprijs | Ja |
| Verkoopkosten validatie datum | Keuze uit orderdatum of verzenddatum voor bepaling welke kosten worden opgehaald | |
| Dagboek sjabloon Verkoopkosten | Welke dagboeken gebruikt moeten worden voor het boeken van de verkoopkosten | |
| Dagboek batch Verkoopkosten | Welke dagboeken gebruikt moeten worden voor het boeken van de verkoopkosten | |
| Broncode-instellingen Verkoop | Stel hier de te hanteren broncode in voor verkoopkosten | Artikel/klant/Transport |
Belangrijk
Zorg ervoor dat het dagboek geen BTW overneemt.
Account Sales
Partijregistratie instellingen
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Afrekeningnrs. | ||
| Geboekte afrekeningnrs. | ||
| Uitsluitend bestaande bundelpartijkosten boeken | Mag je alleen kosten boeken waarmee in de voorcalculatie rekening mee is gehouden of niet | |
| Standaard afrekenmethode | De standaard afrekenmethode wordt op iedere leverancierskaart gevuld en kan daar eventueel aangepast worden | |
| Inkoopkostencode eindafrekening | Deze kostencode is benodigd voor het maken van de factuur die uit de eindafrekening komt. |
Stambestanden
Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:
| Stamtabel | Uitleg | Verplicht/optioneel |
|---|---|---|
| Inkoopkosten | In de inkoopkosten tabel worden de kostencodes vastgelegd die gebruikt kunnen worden voor de inkoopkosten op de bundelpartij | Verplicht |
| Leveranciersinkoopkosten | In de leveranciersinkoopkosten kunnen vooraf op basis van leverancier en artikelspecificaties kostencodes worden opgezet. Deze worden dan automatisch in de inkooporder ingeladen. Daarnaast kan er ook een afwijkend bedrag ingesteld worden ten opzichte van het inkoopkostenbedrag | Optioneel |
| Productiekosten | In de productiekosten kunnen de kostencodes ingesteld worden voor productie gerelateerde kosten zoals arbeid en machine uren, deze kostencode koppel je vervolgens aan een bewerkingsplaats of afdeling | Optioneel |
| Bewerkingsplaats/Afdeling | Hierin bevindt zich het veld Productiekostencode en kostenverdeling. In de Productiekostencode geef je aan onder welke noemer je de kosten van de bewerkingskosten wil terug zien in de partijadministratie. Met de kostenverdeling kan aangegeven worden of dat je de kosten op basis van verbruikte aantallen of op basis van de waarde van het verbruikt teruggekoppeld wil hebben naar de bronpartij | Optioneel |
| Artikelkosten/Klantkosten | Op de artikelkaart en klantenkaart zijn de opties te vinden voor het vastleggen van artikel-, klant- of klant/artikel gerelateerde kosten. | Optioneel |
| Verzendwijze | Hier in worden de INCO-terms vastgelegd. Voor sommige codes moet transport worden geregeld vanuit de verkoper. Bij deze codes moet het vinkje Franco aangezet worden voor het berekenen van de transportkosten | Optioneel |
| Locatie | Op de Locatie zit een veld district om te bepalen waar de verkooporder vanuit verstuurd wordt | Optioneel |
| Klant/Verzendadres | Zowel op de klant als op het verzendadres zitten velden voor het aangeven van het bestemmingsdistrict ter berekening van de transportkosten. Daarnaas is er een veld expediteur aanwezig waarmee de juiste transporttariefstaffel opgehaald kan worden. | Optioneel |
| Expediteur | Overzicht van alle expediteurs waarmee gewerkt wordt en dient als basis voor de transporttariefstaffels | Optioneel |
| Transporttariefstaffels | Als je transportkosten wil berekenen dan moet er een transporttariefstaffel aanwezig zijn voor de gekozen expediteur, van district en naar district combinatie. | Optioneel |
| Artikelen | Geef bij de artikelen waarop je partijadministratie wil voeren de juiste artikeltraceringscode op. | |
Proces
Afhankelijk van de afrekenmethode verloopt het proces anders en zijn de boekingen die gemaakt worden ook anders. We kennen 4 verschillende afrekenmethoden:
- Vaste prijs
- Commissie
- Consignatie
- Consignatie met minimum garantie
In geval van een vaste prijs wordt er niet met een eindafrekening/account sale gewerkt om de bundelpartij af te rekenen. Het verschil zit hem met name dus in of dat het vaste prijs is of niet.
Vaste prijzen
Voor vaste prijs ziet de flow er als volgt uit:
Inkooporder
Bij het registeren van de inkooporder zet je de afrekenmethode op Vaste prijs. Dit kan eventueel ook via de leverancier als standaard ingesteld worden. Vervolgens wordt de inkooporder ingevuld zoals we dat gewend zijn door een artikelnr. aantal en een prijs in te geven.
Vervolgens kunnen we binnen de inkooporder kosten toevoegen. Hiervoor gaan we in het lint naar de inkoopkosten knop. Binnen dit scherm kunnen de inkoopkosten worden toegevoegd en het bedrag er aan worden gekoppeld. Het bedrag is een bedrag per calculatie eenheid.
Zodra we vervolgens de inkooporder vrijgeven worden de kosten verdeeld over de regels waar zij betrekking op hebben. Heb je bijvoorbeeld een artikelcategorie of artikelnr. toegevoegd dan wordt hier bij het verdelen over de regels rekening mee gehouden. De manier waarop het verdeelt wordt stel je in via het veld verdeelsleutel in de inkoopkosten. Eventueel kunnen deze kosten ook automatisch worden opgehaald door ze in te stellen in de leveranciersinkoopkosten.
Tevens wordt bij vrijgave de verwachte kostprijs uitgerekend voor de regel door de inkoopkosten terug te rekenen naar inkoopeenheid en daar vervolgens de naar lokale valuta omgerekende inkoopprijs bij op te tellen.
Inkoopontvangst
Bij het boeken van de inkoopontvangst wordt de directe kostprijs gehanteerd als verwachte kostprijs. Op dit moment wordt er een waardepost aangemaakt en zal er dus ook een partijpost worden aangemaakt voor de verwachte inkoopprijs. De verwachte inkoopkosten worden hier buiten beschouwing gelaten.
Op de lotnr. informatie wordt wel de verwachte kostprijs vermeldt, dit is de kostprijs + de verwachte inkoopkosten. Deze wordt verderop in het proces bij productie gebruikt voor de waardebepaling van het verbruikte materiaal.
Productie
Bij productie kennen we 3 stromen die invloed hebben op de partijadministratie:
- Verbruik
- Output
- Capaciteit
Het verbruik dat geregistreerd wordt zal tegen de kostprijs op de artikelkaart verwerkt worden in de waardeposten en later gecorrigeerd worden naar de werkelijke prijs via de herwaardering. Deze herwaardering kan automatisch plaatsvinden op moment dat de factuur voor de inkopen binnenkomt of periodiek.
De output zal worden geboekt conform de berekende kostprijs vanuit de productie order. Op de lotnr. informatie kaart wordt de nieuwe waarde vermeld in de verwachte kostprijs. Dit is de waarde van het verbruik plus de capaciteitskosten die zijn geboekt. Daarnaast wordt het bundelpartijnr. bewust leeg gelaten om zo te kunnen herkennen dat de partij geen oorsprong vindt uit een inkooporder.
De capaciteitskosten worden geboekt in de waardeposten. Hier is echter wat bijzonders mee aan de hand als er aan de bewerkingsplaats of afdeling een productiekostencode hangt. Op dat moment gaan de kosten namelijk verdeelt worden over de bronpartijen. Hierin speelt de kostenverdelingsmethode die ingesteld staat op de bewerkingsplaats een belangrijke rol en die vinden we terug in de partijposten.
De kosten van zowel verbruik, output als capaciteit worden allen geboekt in de waardeposten en hebben daarmee ook integratie met de partijposten. De tijdigheid speelt hier wel een rol. Verbruik en output kunnen direct verwerkt worden, de capaciteit en met name de verdeling kan pas geboekt worden op moment dat bekend is hoeveel er totaal van welke partij is verbruikt. Ook de berekening van de kostprijs van de nieuwe partij kunnen we pas bepalen als alles geboekt is. Daarom vinden deze activiteiten pas plaats bij het afsluiten van de partij.
Voor de kostenverdeling wordt dus gekeken naar het aandeel van de verbruikte partij in de output van de productieorder. Daarbij kan gekeken naar de waarde die deze partij vertegenwoordigd of het aandeel qua hoeveelheid.
In geval van een paprika mix is de rode paprika duurder dan de gele en groene paprika en dat betekend in dit geval dat er ook meer productiekosten aan toe worden gerekend.
Standaard BC wijst zoals iedere kostprijs opbouw deze kosten toe aan het output artikel. Maar in geval van consignatie en commissie partijen is het noodzakelijk om deze kosten inzichtelijk te hebben omdat dit bewerkingen zijn geweest om het product te kunnen verkopen. De terugreken functie werkt ook op moment dat er meerdere productieorders nodig zijn om tot het eindproduct te komen. Al deze kosten worden teruggerekend naar de bronpartij.
Verkoop
Bij verkoop vinden we een aantal elementen terug die invloed hebben op de partijadministratie. Deze elementen zijn:
- Omzet
- Kortingen
- Verkoopkosten
Als we kijken naar omzet dan wordt ook deze omzet teruggerekend naar de bundelpartij. In voorgaande versies moest voor de omzet bepaling de bundelpartij op de verkooporderregel vermeld zijn. Dit is vanaf versie 4.03 niet meer nodig doordat de bundelpartij op het lotnr. staat en indien dit niet het geval is dan wordt deze teruggerekend. Dit is bijvoorbeeld het geval bij verkopen die een productieorder als oorsprong hebben. Daarnaast worden ook kortingen en verkoopkosten teruggerekend naar de bronpartijen.
De terugrekening vindt altijd plaats op basis van de waarde die de gebruikte partij vertegenwoordigd, ook wanneer er binnen 1 regel meerdere lotnummers worden gebruikt.
Inkoopkosten
Een wezenlijk onderdeel van de kostprijs van een artikel is het aandeel inkoopkosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vracht-, inklarings en handelingskosten die op een inkomende zending van toepassing zijn. In sommige gevallen betreft dit meer dan 50% van de totale kostprijs van het artikel.
Daarom is het dus van belang deze kosten te registeren en te koppelen aan de partij. Middels de inkoopkosten kan vooraf een calculatie gemaakt worden wat de kosten gaan worden voor de inkooporder (=Bundelpartij). Vervolgens kunnen de kosten via inkoopfacturen, -creditnota’s en het memoriaal aan de bundelpartij gekoppeld worden.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
- Op moment van invoer van de inkooporder voor de producten worden inkoopkosten toegevoegd aan de inkooporder (automatisch of handmatig)
- Zodra de inkooporder wordt vrijgegeven wordt er een bundelpartij aangemaakt en worden de inkoopkosten overgenomen naar de bundelpartijkosten, tevens worden de kosten verdeeld over de regels afhankelijk van de parameters voor artikelcategorie, Locatie etc.
- Vervolgens wordt er een inkoopfactuur of creditnota ontvangen vanuit de leverancier. Deze inkoopfactuur wordt in Business Central ingevoerd en daarbij is het verplicht om gebruik te maken van grootboekrekeningen*. Hierbij geeft de gebruiker ook aan op welke bundelpartij de kosten betrekking hebben, wat voor type kosten het zijn en of er eventueel extra parameters zoals artikelcategorie of Locatie noodzakelijk zijn.
- Bij vrijgave van de inkoopfactuur wordt gecontroleerd of de kostencode bestaat. Indien dit ingesteld is in de partijregistratie instellingen kunnen er kosten worden geboekt die nog niet opgenomen zijn in de bundelpartijkosten. Hiervoor is het vinkje “Uitsluitend bestaande bundelpartijkosten boeken”. Is dit niet toegestaan dan zal er een foutmelding optreden.
- Voor de kosten wordt een partijpost aangemaakt en in de bundelpartijkosten is deze kostenpost zichtbaar.
Voor de inkoopfactuur dat voor het fruit of andersoortig product ontvangen wordt er gewoon de normale facturatie gehanteerd van ontvangstregels ophalen. Dit betekent dat degene die de inkoopfactuur in het systeem zet binnen de factuur de ontvangstregels ophaalt en vervolgens controleert met de fysieke factuur. Dit is alleen het geval bij vastkoop.
Partij afsluiten
Indien een partij volledig uitverkocht is en alle kosten en opbrengsten zijn bekend dan kan de partij financieel afgesloten worden. Om de partij financieel af te sluiten moet de partij aan de volgende condities voldoen:
- Er is geen voorraad meer aanwezig
- Er is geen voorraad meer aanwezig dat zijn oorsprong heeft uit de partij die afgesloten wordt (ofwel geproduceerde voorraad)
- Alle omzet van zowel directe verkocht product als van geproduceerd product is bekend
- Er staan geen productie orders meer open waarin de partij verbruikt is.
- Er staan geen verkoopretourorders, -creditnota’s, inkoopretourorders, -creditnota’s of claims open voor de partij of eventuele partijen geproduceerd uit deze partij
Indien aan deze condities wordt voldaan zal er 1 inkoopfactuur worden aangemaakt. Deze inkoopfactuur zet de geboekte kosten op grootboekposten om naar artikeltoeslagen. De inkoopfactuur krijgt een nummer uit een speciale nummerreeks die ingesteld is in het veld “Partij afsluiten – Factuurnr. reeks artikeltoeslagen correctie”. Hiervoor is ook een aparte nummerreeks aanwezig voor de geboekte versie van deze facturen.
Vervolgens zal nadat de omboeking is gedaan een herwaardering plaatsvinden van de kostprijzen en resultaten op de partij zodat deze volledig is bijgewerkt en in het grootboek verwerkt is.
Consignatie en Commissie
Consignatie en Commissie zijn in grote lijnen hetzelfde. Het belangrijkste verschil is dat er bij commissie afspraken worden gemaakt met de leverancier over het commissiepercentage en dat de commissie wordt bepaald aan de hand van een percentage van de netto omzet. Bij consignatie wordt er geen vast percentage afgesproken maar gaat de verkoper (in dit geval onze klant) de producten verkopen, maar bepaalt wel van tevoren wat ongeveer de waarde van de partij gaat zijn en de marge die hij graag wilt behalen. Daarnaast zal er tot het moment van het afsluiten van de partij geen voorraadwaarde worden gehanteerd, de partij is immers geen eigendom van de verkoper.
In deze paragraaf zullen met name de verschillen met vastkoop worden aangeduid.
In het bovenstaande schema is onderstreept welke onderdelen anders zijn dan bij vastkoop. Ieder punt gaan we doorlopen.
Inkooporder
Bij zowel consignatie als commissiehandel ben je verplicht om een inkooprichtprijs mee te geven. Deze inkooprichtprijs is inclusief de verwachte inkoopkosten en dient bijvoorbeeld voor de bepaling van de waarde bij het verdelen van de productiekosten naar de bronpartijen.
Daarnaast moet er bij consignatie een marge % meegegeven worden. Deze marge wordt gebruikt bij directe verkopen om de verwachte kostprijs van de omzet te kunnen berekenen.
Inkoopontvangst
Bij de inkoopontvangst is er nog geen kostprijs bekend, wel is er een inkooprichtprijs bekend. De inkooprichtprijs wordt daarom ook opgenomen in de waardeposten als verwachte kostprijs. Echter wordt, omdat de voorraad geen eigendom is geen voorraadwaarde geboekt.
Productie
Bij productie wordt vervolgens de waarde van het verbruik van een consignatiepartij geboekt tegen de inkooprichtprijs die is meegegeven. Dit verbruik wordt wel geadministreerd in het grootboek en dus krijg je hier tijdelijk een negatieve waarde op je voorraad.
Tevens telt de inkooprichtprijs mee in de kostprijs van het gereed product.
Daarnaast dient de inkooprichtprijs als waardebepaling bij het verdelen van de productiekosten naar de partijen.
Verkoop
Bij directe verkoop, het ingekochte product wordt onbewerkt doorverkocht, zal er gewerkt worden met de marge die is opgegeven in de inkooporder. In geval dat er een marge van 10% is opgegeven dan bedraagt de kostprijs verkopen 90% van de netto verkoopprijs. De netto verkoopprijs is de bruto verkoopprijs -/- alle verkoopkosten zoals transport-, klant- en artikelkosten.
Deze kostprijs verkopen wordt eveneens geboekt naar het grootboek en gecorrigeerd op de voorraad, waardoor er dus tijdelijk een negatieve voorraad ontstaat.
Inkoopkosten
Bij de inkoopkosten is het enige verschil ten opzichte van vastkoop dat er geen verdeling kan plaatsvinden op basis van bedragen, omdat er nog geen bedragen bekend zijn. Dit is belangrijk om te weten bij de inrichting van de inkoopkosten.
Afrekenen
Het grote verschil tussen consignatie/commissie en vastkoop is dat de prijs voor de ingekochte goederen pas achteraf wordt berekend. De prijsbepaling vindt plaats aan de hand van de volgende berekening:
Consignatie
Bruto Omzet -/- Verkoopkosten = Netto omzet
Netto omzet * Marge % = Marge bedrag
Netto omzet -/- Marge bedrag -/- Productiekosten -/- Inkoopkosten = Inkoopprijs partij
Commissie
Bruto Omzet -/- Verkoopkosten = Netto omzet
Netto omzet * Commissie % = Commissie bedrag
Netto omzet -/- Commissie bedrag -/- Productiekosten -/- Inkoopkosten = Inkoopprijs partij
De afrekening wordt opgestart vanuit de bundelpartij. Deze kan in principe ook als er nog voorraad aanwezig is opgestart worden. De reden hiervoor is dat ook een deel van de partij voor eigen risico genomen kan worden. Het scherm bestaat uit een aantal delen:
- Kopgegevens van de account sale
o Nummer o Leverancier
o Bundelpartij o Valutacode - Account sale regels
o De regels uit de bundelpartij gevuld met zowel logistieke informatie als financiële informatie (omzet, verkoopkosten, productiekosten, inkoopkosten, marge en commissie). o Onder de account sale regels zitten ook bronregels. Deze worden gevuld bij het aanmaken van de account sale en bevatten de informatie omtrent de logistieke transacties en de omzet. - Verkoopkosten
o Een specificatie van alle gemaakte verkoopkosten - Productiekosten
o Een specificatie van de gemaakte productiekosten - Inkoopkosten
o Een specificatie van de gemaakte inkoopkosten - Resultaat berekening
o De berekening in zowel lokale valuta als vreemde valuta van het resultaat voor de hele partij o Dit is een optelling van de account sale regels
Bij zowel de omzet als de kosten kan er bepaalt worden wat de afrekenbedragen zijn. In de Account Sale regels heb je de mogelijkheid om de bruto omzet aan te passen. Dus stel dat je een deel nog niet verkocht heb dan kan je daar een fictieve omzet voor meegeven en het afrekenaantal aanpassen naar het aantal van de totale bundelpartijregel. Wanneer het afrekenbedrag wordt aangepast dan worden ook de netto verkoopprijs, marge/commissie en het uit te betalen bedrag aan de leverancier opnieuw berekend.
Tevens kan het margepercentage en -bedrag aangepast worden. Dit geldt ook voor de commissievelden.
Bij de verkoopkosten, productiekosten en inkoopkosten is het ook mogelijk om het afrekenbedrag aan te passen. Bij een aanpassing van het afrekenbedrag voor de verkoopkosten leidt dit tot een aanpassing van de netto omzet en dus ook de marge- of commissiebedragen. De productie- en inkoopkosten aanpassen leidt enkel tot een hercalculatie van het geen uit te betalen aan de leverancier.
Inkoopfactuur consignatie/commissie
Wanneer de inkoopprijs bepaald is wordt dit verder afgestemd met de leverancier. De specificatie van de account sale wordt naar de leverancier gestuurd en hij zal een terugkoppeling geven of het akkoord is. Wanneer er overeenstemming is bereikt over de inkoopprijs zal de leverancier een verkoopfactuur (voor ons een inkoopfactuur) sturen of maakt de verkoper een contra-factuur op (self-billing). Deze inkoopfactuur wordt gekoppeld aan de account sale en in geval dat er een contra-factuur wordt gebruikt zal deze vanuit de account sale worden gegenereerd.
Vervolgens boekt men de inkoopfactuur door en wordt deze betaalbaar gesteld. Ondertussen boekt men ook de account sale door. Mochten er reserveringen benodigd zijn voor inkoopkosten (te herkennen aan een gevuld resultaat en het vinkje reserveren) dan worden deze op dat moment via het memoriaal geboekt naar de partij.
Afsluiten partij
Wanneer de partij volledig uitverkocht is en er geen kosten en opbrengsten meer worden verwacht moet de partij afgesloten worden. Het verschil tussen de vastkoop partijen en de consignatie/commissie partijen is dat er bij de consignatie/commissie partijen een extra factuur wordt gemaakt om de ontvangstregels als gefactureerd te markeren.
Daarnaast wordt ook de nog niet naar het grootboek geboekte waardepost alsnog doorgeboekt en zal er een herwaardering van de volledige bundelpartij plaats vinden zodat alleen de marge of commissie overblijft als resultaat.
Lijsten en Rapporten
De volgende lijsten en rapporten zijn beschikbaar om de gegevens van deze functionaliteit te rapporteren of om de voortgang in de gaten te houden:
| Lijst/rapport | Inhoud en doel |
|---|---|
| Account Sale | Afdruk van de Account Sale om te communiceren met de leverancier |
| Geboekte Account Sale | Afdruk van de geboekte Account Sale voor intern gebruik |