Mail functionaliteit
Datum: 01/10/2024
Functionaliteit
Met de I-Suite mailfunctionaliteit is het mogelijk om diverse documenten te mailen naar contacten vanuit de diverse documenten, denk hierbij aan orderbevestigingen, pro-forma facturen en geboekte verkoopfacturen.
Deze mails worden samengesteld op basis van een standaard template waarin je een onderwerp en body formuleert. Vervolgens kan je de verschillende documenten koppelen aan de contacten, waarbij het mogelijk is om meerdere versies aan te houden die je naar verschillende contacten toestuurt.
Inrichting
Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit. De inrichting van de mail bestaat uit een samenwerkend geheel tussen de volgende elementen:
- E-Mail accounts
- Mail Selectie lijst
- Contacten
Instellingen
Onderstaande instellingen moeten worden ingesteld om met deze functionaliteit te kunnen werken:
E-mail accounts
Ga hiervoor naar E-mail accounts
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Accountsoort | Microsoft 365 of SMTP | |
| Accountnaam | Geef hier de naam aan van het email account | |
| E-mailaccount van afzender | Specifiek | |
| Naam van afzender | Vul hier de naam die je wilt hebben als afzender | |
| E-mailadres | Vul hier het emailadres in dat getoond moet worden als afzender | |
| Server-URL | Pas office 365-serverinstellingen toe | |
| Serverpoort | Pas office 365-serverinstellingen toe | |
| Verificatie | Pas office 365-serverinstellingen toe | |
| Gebruikersnaam | Geef de gebruikersnaam aan die rechten heeft om via de SMTP server te kunnen sturen | |
| Wachtwoord | Geef het wachtwoord aan dat bij de gebruikersnaam hoort | |
| Beveiligde verbinding | Pas office 365-serverinstellingen toe | |
Mail Selectielijst
Ga hiervoor naar Mail Selectie lijst
In de mail selectielijst staan alle standaard mogelijkheden om mails te kunnen versturen. Het Mail selectielijst volgnr. koppel je vervolgens aan de contacten in de Contact mail documenten.
Onder iedere mailselectie is er de mogelijkheid om een onderwerp en body mee te geven. Hierin is het tevens mogelijk om waarden uit het document te gebruiken door parameters mee te geven in de beschrijving van het onderwerp en de body.
Onderwerp
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Volgnr. | Automatisch toegekend | |
| Gebruik | Geef hier het document aan wat je wilt mailen | |
| Lijst-id | Hierin kan het rapportnummer aangegeven worden die je wilt mailen | |
| Standaard bij contact | Wanneer je deze aanvinkt zal op ieder nieuw contact het document automatisch worden toegevoegd | |
| Verstuur op maandag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op dinsdag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op woensdag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op donderdag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op vrijdag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op zaterdag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Verstuur op zondag | Hiermee kan je aan of uitzetten of het document gemaild wordt op een specifieke dag | |
| Antwoorden op | Hiermee kan een emailadres worden meegegeven waar het contact mee communiceert als de mail wordt beantwoord | |
| Persoonlijk mailen | Indien persoonlijk mailen aan staat dan zal in plaats van een generieke naam van een afdeling of bedrijf ook op persoonlijke titel de handtekening worden geformuleerd. Tevens wordt het emailadres naar het persoonlijke emailadres omgezet op basis van de inkoper/verkoper die gekoppeld is aan het document | |
| Parameter | Waarde |
|---|---|
| %1 | Soort (Inkoop, verkoop) |
| %2 | Subsoort (offerte, order, etc.) |
| %3 | Bronnr. (zoals verkoopordernr.) |
| %4 | Rapportnaam |
Body
| Parameter | Waarde |
|---|---|
| %1 | Bedrijfsgegevens - Naam |
| %2 | Bedrijfsgegevens – Adres |
| %3 | Bedrijfsgegevens – Adres 2 |
| %4 | Bedrijfsgegevens – Postcode |
| %5 | Bedrijfsgegevens – Plaats |
| %6 | Bedrijfsgegevens – Telefoonnr. |
| %7 | Bedrijfsgegevens – Faxnr. |
| %8 | Bedrijfsgegevens – Email |
| %9 | Bedrijfsgegevens – Homepage |
| %10 | Naam inkoper/verkoper |
Contact Mail Documenten
Ga hiervoor naar het Contact/Mail documenten
|Instelling|Uitleg|Waarde| |Contactnr.|Wordt overgenomen van het contact waar je de mail setup document op aanmaakt| |Selectievolgnr.|Geeft aan welke mail selectie je hebt gekozen. Niet te selecteren via het veld, dat doe je door gebruik en lijst-id te selecteren| |Gebruik|Met gebruik geef je aan onder welke knop je de mail wil toevoegen.| |Lijst-id|Hierbij selecteer je uit de mailselectie een te mailen rapport. Deze wordt gefilterd op het gekozen gebruik| |Verstuur op maandag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op dinsdag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op woensdag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op donderdag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op vrijdag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op zaterdag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Verstuur op zondag|Overgenomen van de mailselectie maar nog aanpasbaar| |Antwoorden op|Indien je een afwijkend antwoorden op mailadres wil hebben ten opzichte van de mailselectie dan kan je die hier instellen| |Persoonlijk mailen|Hierin kun je nog aangeven of er persoonlijk gemaild dient te worden op basis van de gekoppelde inkoper/verkoper| ||||
Stambestanden
Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:
| Stamtabel | Uitleg | Verplicht/optioneel |
|---|---|---|
| Contacten | Het is verplicht om gebruik te maken van de contacten en deze te koppelen aan zakenrelaties wil de mail functionaliteit werken. Het systeem zoekt naar het bedrijfscontact dat gekoppeld zit aan de klant/leverancier. Vervolgens zullen de onderliggende contactpersonen gemaild gaan worden. | Verplicht |
| Taakwachtrij | Middels de taakwachtrij kan het uitsturen van de mail periodiek plaatsvinden. De taken worden dan vervolgens weggeschreven in een tussentabel waarna ze periodiek door de taakwachtrij opgepakt worden. Om dit te kunnen realiseren dient de codeunit Mail Batch Processing in de taakwachtrij opgenomen te worden. | Optioneel |
Proces
De I-Suite mail functionaliteit biedt een alternatief voor de standaard BC mail functionaliteit. Deze mailfunctionaliteit is opgezet zodat er automatisch gemaild kan worden naar 1 of meerdere contactpersonen gekoppeld aan het hoofdcontact. Dit zit op specifieke plaatsen in het systeem verwerkt zoals bij bijvoorbeeld de verkooporder om de verkooporderbevestiging naar de klant te mailen.
Het instellen van de functionaliteit gebeurd middels de mail selectie in combinatie met de contact mail documenten. In de mail selectie kan aangegeven worden welke documenten gebruikt worden en welk rapport daar specifiek aan hangt. Onder ieder contact kan dan vervolgens gespecificeerd worden welke documenten het contact gemaild wil krijgen. Dit werkt op zowel bedrijfscontact als contactpersonen.
Wanneer in de verkooporder op de knop Orderbevestiging wordt geklikt, zal er worden gekeken of er aan de klant een zakenrelatie is gekoppeld. Wanneer dit het geval is dan zal het bijbehorende bedrijfscontactnr. worden gebruikt om de contacten te filteren. Vervolgens zal er per contact gekeken worden of de orderbevestiging gekoppeld is aan de contactpersoon. Indien dit het geval is maakt hij een record aan in de mail documenten wat tevens dient als log. Vanuit de mail documenten wordt vervolgens het document uitgestuurd. Hierbij worden de voor gedefinieerde onderwerp- en bodyteksten opgehaald en de bijlage gekoppeld aan de mail. Vervolgens wordt de standaard mail functionaliteit gebruikt om de email naar de klant toe te sturen.
Standarad Business Central vs I-Suite
Binnen standaard Business Central is het tegenwoordig ook mogelijk om te mailen. De I-Suite mailfunctionaliteit is hier voor het versturen van de berichten op ingehaakt, echter het opstellen van de mail is weldegelijk anders.
In standaard Business Central is het bijvoorbeeld mogelijk om een geformatteerde lay-out aan te maken. Deze lay-out werkt op basis van Word rapport Lay-outs gekoppeld aan het betreffende rapport en is via de rapportselecties in te stellen. Daarnaast krijgt degene die het uitstuurt een preview van het bericht en dient hij nog te selecteren aan wie het bericht gestuurd wordt. Hierbij worden door het systeem suggesties gedaan.
De I-Suite functionaliteit heeft beperkingen in de manier waarop de mail opgemaakt kan worden. Zo is het niet mogelijk om logo’s mee te nemen of inhoud van bijvoorbeeld de verkooporder op te nemen in de body van het emailbericht. De formatering is dus niet HTML. Daarnaast biedt de functionaliteit juist wel toegevoegde waarde in de vorm dat de gebruiker met 1 druk op de knop alle contactpersonen die de bevestiging dienen te ontvangen te mailen volgens een standaard format.