Inkoopkosten
Datum: 28/08/2024
Functionaliteit
Met de inkoopkostenfunctionaliteit (preliminary costs) kunnen vooraf kosten worden berekend op zowel inkooporders als verkooporders. Het doel van deze functionaliteit is dat vooraf inzage is in de verwachte kostprijs inclusief alle bijkomende kosten die op de partij geboekt kunnen worden. De verwachte inkoopkostprijs is inzichtelijk op de partij en tevens in de verkooporder om de marge te berekenen. De inkoopkosten kunnen ook worden toegevoegd op het inkoopraamcontract. Wanneer een inkooporder wordt aangemaakt vanuit het inkoopraamcontract worden de inkoopkosten automatisch toegevoegd in de inkooporder op basis van de inkoopkosten van het inkoopraamcontract. De inkoopkosten zijn in te richten op verschillende niveaus en worden toegevoegd aan de inkooporder en bundelpartij op basis van de inhoud van deze entiteiten. De basis voor alle variaties bestaat uit leverancier, leverancierstoeslaggroep en alle leveranciers. Daarnaast kan binnen deze variaties nog gedifferentieerd worden op:
- Artikelcategorie
- Productgroep
- Shortcut variabelen 1 t/m 4
- Land van oorsprong
- Locatie
- Artikelnr.
Door tijdens het boeken van de daadwerkelijke kosten gebruik te maken van de inkoopkostenfunctionaliteit om de kosten toe te wijzen kun je op basis van de instellingen en de inhoud van de bundelpartij automatisch de kosten op de door jou gewenste wijze laten verdelen. In de bundelpartij kunnen de werkelijke kosten tegenover de verwachte kosten worden geanalyseerd.
De inkoopkosten zijn ideaal voor bedrijven die producten importeren vanuit het buitenland, waarbij de directe kosten slechts een beperkt onderdeel zijn van de totale kostprijs.
Inrichting
Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit.
Instellingen
Ga hiervoor naar Partij Registratie instellingen
| Instelling | Uitleg | Waarde |
|---|---|---|
| Bundelpartij actief | De functionaliteit t.b.v. de inkoopkosten gebruikt als basis de bundelpartijen | Ja |
| Inkoopkosten actief | Hiermee wordt de inkoopkosten functionaliteit geactiveerd | Ja |
| Genereer bundelpartijnr | Met deze functie kan automatisch een bundelpartij worden gegenereerd, hierdoor worden de kosten ook meegenomen van de inkooporder naar de bundelpartij | Optioneel ja/nee |
Stambestanden
Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:
| Stamtabel | Uitleg | Verplicht/optioneel |
|---|---|---|
| Inkoopkosten | In deze tabel leg je de verschillende inkoopkostencodes vast. Deze kostencodes kunnen gebruikt worden in de leveranciersinkoopkosten tabel. Men is minimaal verplicht om de volgende velden te vullen:- Code - Omschrijving- Calculatie-eenheid (Pallet, Verpakkingseenheid, Order, 1000KG) - Artikeltoeslagcode: is voor het boeken van de inkoopfacturen aan bijvoorbeeld de transporteurs. - Verdeelsleutel Optioneel kan eventueel het volgende worden opgegeven:- Percentage of bedrag wat standaard wordt gevuld op moment dat je de kostencode selecteert bij de leveranciersinkoopkosten - Valutacode wanneer het bedrag altijd in een bepaalde Valuta wordt gefactureerd- Toeslagcode voor de Afrekening, indien men gebruik maakt van de module Account Sale. De toeslagcode afrekening wordt gebruikt bij het genereren van de inkoopfactuur die bij de eindafrekening hoort. Deze inkoopfactuur werkt ook op basis van toeslagen voor de omzet, commissie en kosten die je afdraagt. Je kan alle kosten op één hoop gooien maar je kan ze ook uitsplitsen. Het gaat hierbij echt om de factuur die je vanuit de eindafrekening genereert. |
Ja |
| Artikeltoeslag | Dit is een standaard Business Central tabel waarin de verschillende artikeltoeslagen opgegeven kunnen worden. Deze artikelkosten zijn weer gekoppeld aan de inkoopkosten. Men is minimaal verplicht om het volgende op te geven:- Nr. - Omschrijving- Productboekingsgroep - BTW productboekingsgroep |
Ja |
| Leverancier-toeslaggroepen | Hiermee kunnen leveranciers gegroepeerd worden. Stel dat op moment dat je goederen vanuit Brazilië laat verschepen dat je ongeacht de leverancier een bedrag moet betalen. Dan hoef je dit niet bij iedere leverancier op te geven maar kan je ze combineren in een leverancierstoeslaggroep. De leveranciertoeslaggroep tabel bestaat uit:- Code - Omschrijving |
|
Notitie
De inkoopkosten op bundelpartij wordt niet meer ondersteund middels artikeltoeslagen, Wel direct op grootboek.
Basis inrichting
In onderstaande kaarten leg je de basis inrichting vast voor deze functionaliteit:
| Kaart | Velden |
|---|---|
| Leveranciersinkoopkosten (ook te benaderen via de leverancierskaart) |
- Inkoopsoort (Leverancier, Leverancierstoeslaggroep, alle leveranciers) - Leverancierscode (Leveranciersnr., Leverancierstoeslaggroep code of leeg)- Artikelnr. - Variant Code - Inkoopkostencode - Omschrijving- Artikelcategorie - Productgroep - Shortcut variabelen 1 t/m 4 - Land van oorsprong - Locatie - Calculatie-eenheid (wordt overgenomen vanuit de inkoopkostensoort)- Percentage - Valutacode- Bedrag Er zijn verschillende variaties te maken. De vet gedrukte velden zijn de condities wanneer de regel van toepassing is. |
| Leverancierskaart | Richt hier indien men leverancierstoeslaggroepen heeft de leverancierstoeslaggroep in. |
Proces
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
1. Automatisch laten genereren in de inkooporder i.c.m. bundelpartijen
| Processtap | Handelingen | Wie |
|---|---|---|
| 1. Inkooporder aanmaken | Maak een nieuwe inkooporder aan en geef de leverancier op. Daarnaast moet de inkooporder worden voorzien van artikelregels. | Inkoper |
| 2. Geef de inkooporder vrij | Wanneer de inkooporder vrij wordt gegeven worden de leveranciersinkoopkosten opgehaald en wordt indien dit gewenst is ook de bundelpartij aangemaakt. De kosten in de inkooporder worden gekopieerd naar de bundelpartij. | Inkoper |
| 3. Inkoopkostprijs (LV) berekening | Deze wordt door het systeem bij vrijgave automatisch berekend. Dit veld wordt meegenomen naar de lotnr. Informatie kaart indien van toepassing en tevens op de inkooporderregel getoond. | Systeem |
2. Kosten toevoegen aan de inkooporder i.c.m. bundelpartijen
| Processtap | Handelingen | Wie |
|---|---|---|
| 1. Inkooporder aanmaken | Maak een nieuwe inkooporder aan en geef de leverancier op. Daarnaast moet de inkooporder worden voorzien van artikelregels. | Inkoper |
| 2. Kosten toevoegen aan de inkoopkosten | Kies in het lint van de inkooporder Inkoopkosten om deze op de order toe te voegen | Inkoper |
| 3. Geef de inkooporder vrij | Wanneer de inkooporder vrij wordt gegeven worden de leveranciersinkoopkosten opgehaald en wordt indien dit gewenst is ook de bundelpartij aangemaakt. De kosten in de inkooporder worden gekopieerd naar de bundelpartij. | Inkoper |
| 4. Inkoopkostprijs (LV) berekening | Deze wordt door het systeem bij vrijgave automatisch berekend | Systeem |
3. Kosten handmatig toevoegen en genereren aan de bundelpartijen
| Processtap | Handelingen | Wie |
|---|---|---|
| 1. Bundelpartij aanmaken | Maak een nieuwe inkooporder aan en geef de leverancier op. Daarnaast moet de inkooporder worden voorzien van artikelregels. | Inkoper |
| 2. Inkooporderregels of geboekte ontvangstregels ophalen in de bundelpartij | Met deze actie wordt de bundelpartij voorzien van artikelregels | Inkoper |
| 3. Handmatige kosten toevoegen | Handmatig kosten toevoegen is mogelijk binnen de bundelpartijkosten. Deze krijgen niet het vinkje “aangemaakt door systeem” mee | Inkoper |
| 4. Bundelpartijkosten vernieuwen | Met deze functie worden de kosten opgehaald vanuit de leveranciersinkoopkosten en berekend a.d.h.v. de inhoud van de bundelpartij. | Inkoper |
4. Proces inkoopkosten factureren
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handelingen | Wie |
|---|---|---|
| 1. Inkoopfactuur maken | - Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en geef de leverancier op. Daarnaast moet de inkoopfactuur worden voorzien van artikeltoeslagregels. Let hierbij op dat dezelfde artikeltoeslag, inkoopkostencode, Locatie artikelcategorie, productgroepcode, shortcutvariabelen en land/regio van oorsprong wordt gebruikt als in de bundelpartij waar de kosten op geboekt moeten worden.Vul de bundelpartij ook op de inkoopfactuurregel of -kop in bij toewijzen aan bundelpartijnr.. - Wijs de artikeltoeslag toe via de regel. |
Inkoper / Administratie |
| 2. Inkoopfactuur boeken | Wanneer de inkoopfactuur wordt geboekt worden de bundelpartijkosten ook aangepast. Het geboekte bedrag is hierin terug te vinden. | Administratie |
Tip
Om de inkoopkosten/bundelpartijkosten te factureren dient men handmatig een inkoopfactuur aan te maken. Deze inkoopfactuur moet gekoppeld worden aan de bundelpartij.
5. Inkoopkosten toevoegen op inkoopraamcontract
Het is ook mogelijk om inkoopkosten toe te voegen op inkoopraamcontracten. Op het tabblad “Order” in de kop van het inkoopraamcontract worden kunnen de leveranciersinkoopkosten worden toegevoegd. Bij het aanmaken van een inkooporder vanuit het inkoopraamcontract worden de inkoopkosten automatisch toegevoegd op de inkooporder op basis van de inkoopkosten van het inkoopraamcontract.
Lijsten en Rapporten
De volgende lijsten en rapporten zijn beschikbaar om de gegevens van deze functionaliteit te rapporteren of om de voortgang in de gaten te houden:
| Lijst/rapport | Inhoud en doel |
|---|---|
| Bundelpartijkosten | Dit overzicht toont de berekening maar toont ook wat er tot dusver geboekt is. |
| Bundelpartijstatistiek | In dit statistiekscherm worden de inkoopkosten gesommeerd weergeven t.o.v. de werkelijk geboekte kosten. |