Statussen Verkoop
Datum: 06/11/2023
Functionaliteit
De I-Suite functionaliteit Status Milestones maakt het mogelijk om een gedetailleerd inzicht te krijgen in de verschillende statussen van de verkooporders. Door het gebruik van de module kan er op een efficiënte manier gewerkt worden, aangezien de statussen op de pagina verkooporderlijst zichtbaar zijn. Het betekent dat de orders niet een per een geopend moeten worden om de statussen ervan te kunnen zien.
Op de verkooporderlijst kan men bij voorbeeld zien of er voor een order beschikbaar aantal artikelen op voorraad is, of er een verzonden order gefactureerd is en of er lotnummers op de verkooporderregels toegekend zijn.
N.B. De pagina Sales Order List (9305, List) kan niet gefilterd worden.
Met de I-Suite Status Milestones krijgt men een volledig en duidelijk overzicht van verschillende statussen van de actieve verkooporders. Dankzij deze module hoef je alleen naar de verkooporderlijst te navigeren om de up-to-date informatie van de volgende statussen te zien:
| Status | Omschrijving |
|---|---|
| Status beschikbaarheid | Deze status geeft aan of er op de geplande datum en locatie voldoende voorraad is, op basis van artikelbeschikbaarheid. Dit wordt per verkoopregel bepaald. |
| Status reservering | Deze status laat zien of er een aantal artikel voor deze verkooporder(regel) gereserveerd staat. |
| Status productie aantal | Deze status laat zien of er een aantal van de artikelen in de verkooporder(regel) geproduceerd is. |
| Status productieorder | Dit geeft aan of er een productieorder aangemaakt is voor de verkooporder(regel) en wat de status daarvan is. |
| Status magazijnverzending | Dit geeft aan of er een magazijnverzending aangemaakt is voor de verkooporder(regel) en wat de status daarvan is. Het gaat om de rest van wat opgeleverd gaat worden. |
| Status verzonden aantal | Dit geeft de status van verzending aan. Wanneer een zending wordt geboekt, wordt het veld 'Aantal verzonden (basis)’ op de verkooporderregel ingevuld. Er wordt geen rekening gehouden met de datum. |
| Status gefactureerd | Deze status geeft de status van de facturatie van de verkooporder(regel) aan. |
| Status transportorder | Deze status geeft aan of er een actieve transportorder voor de verkooporder(regel) bestaat. |
| Status orderbevestiging | Deze status geeft aan of er een orderbevestiging uitgeprint is voor de verkooporder(regel). |
| Status partijen toegewezen | Deze status geeft aan of er partijen zijn gereserveerd voor de verkooporderregel. Dit is gebaseerd op trackingspecificaties. |
Status "Beschikbaarheid"
Met deze functie kan men zien of de artikelen in de verkooporder beschikbaar zijn/op voorraad zijn.
Deze status is:
- Leeg: Dit is van toepassing als het artikel geen voorraadartikel is (b.v. toeslag).
- Goed (groen): Dit is van toepassing als het aantal artikelen op voorraad gelijk is aan of groter is dan het benodigde aantal artikelen in de verkooporder.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als een deel van het aantal artikelen in de verkooporder beschikbaar is op voorraad. (Aantal artikelen verkooporder > Aantal artikelen op voorraad)
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als er geen voorraad is van het artikel, of als er geen beschikbaar voorraad is van het artikel, bij voorbeeld als het aantal artikel dat op voorraad staat is al in een andere order ingevoerd (hoeft niet gereserveerd te zijn).
Hieronder zie je de stappen van een proces waarin de artikelen gereserveerd worden:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten Direct bijwerken | Toggle Update status op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten Beschikbaarheid | Toggle Beschikbaarheid op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status beschikbaarheid” in de verkooporderregel plaatsen: | Veld “Status reservering” in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren: | Nieuwe verkooporder aanmaken – voor dit voorbeeld met artikelen die op voorraad zijn. Nu zie je dat het veld "Beschikbaarheid" automatisch wordt ingevuld. |
| 5. Check de Status beschikbaarheid op de header: | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de Status beschikbaarheid op de header. |
Status "Reservering"
Met deze functie kan men zien of er voor de verkooporderregel(s) een reservering is gemaakt.
Deze status is:
- Leeg: Dit is van toepassing als het artikel op de artikelkaart op Nooit reserveren staat (Artikelkaart/Planning/Reserveren: Nooit).
- Goed (groen): Dit is van toepassing als het artikel op de artikelkaart NIET op Nooit reserveren staat (dus of op Optioneel of op Altijd) en als het aantal beschikbare artikelen groter is dan of gelijk is aan het aantal in de verkooporder.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als het artikel op de artikelkaart NIET op Nooit reserveren staat (dus of op Optioneel of op Altijd) en als een deel van het aantal artikelen gereserveerd is.
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als het artikel op de artikelkaart NIET op Nooit reserveren staat (dus of op Optioneel of op Altijd) en als er geen reservering is gemaakt voor het aantal artikelen in de verkooporder.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten Direct bijwerken | Toggle Update status op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten Reservering: | Toggle Reservering op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status reservering” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Status reservering” in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren en het (totale) aantal artikelen reserveren | Nieuwe verkooporder aanmaken, aantal artikelen reserveren. Nu zie je dat het veld "Reservering" automatisch wordt ingevuld. |
| 5. Check de Status reservering op de header | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de Status reservering op de header. |
Status "Productie aantal"
Deze functie geeft de geproduceerde hoeveelheid van de productieartikelen aan die in de verkooporder zijn.
Deze status is
- Leeg: Dit is van toepassing als er geen productieorder aangemaakt is voor de sales order.
- Goed (groen): Dit is van toepassing als er een productieorder aangemaakt is voor de verkooporder, en het Gereed aantal in de productieorder groter is dan of gelijk is aan het aantal in de verkooporder.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als er een productieorder aangemaakt is voor de verkooporder, en het Gereed aantal in de productieorder kleiner is dan het aantal in de verkooporder.
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als er al een productieorder voor de sales order is aangemaakt, maar het Gereed aantal is 0.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Productie aantal" | Toggle "Productie aantal" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status productie aantal” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Status productie aantal” in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken – voor dit voorbeeld met productieartikel(en). Daarna moet er vanuit de verkooporder een productieorder aangemaakt worden, vervolgens moet het productiedagboek geboekt worden. Nu zie je dat het veld "Status productie aantal" automatisch verandert (van leeg naar "Goed"). |
| 5. Check de "Status productie aantal" op de header: | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status productie aantal" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon |
Status "Productieorder status"
Deze functie geeft aan of er een productieorder aan de verkooporder gekoppeld is en wat de status van die productieorder is. Het betreffende artikel moet de volgende eigenschappen hebben:
- Manufacturing Policy = Make-to-Order
- Reordering Policy = Order
- Replenishment System = Prod. Order
- het artikel moet een productiestuklijst hebben
Deze status is
- Leeg: Dit is van toepassing als in de verkooporder een artikel is die:
- geen productiestuklijst heeft
- Manufacturing Policy ongelijk aan Make-to-Order
- Reordering Policy ongelijk aan Order
- Replenishment System ongelijk aan Productie order
- Goed (groen): Dit is van toepassing als het Gereserveerd aantal in de verkooporder niet gelijk is aan 0, en er een productieorder aangemaakt is voor de verkooporder, en als de status van deze productieorder vrijgegeven of gereedgemeld is.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als het Gereserveerd aantal in de verkooporder niet gelijk is aan 0, en er een productieorder aangemaakt is voor de verkooporder, en als de status van deze productieorder gepland of vast gepland is.
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als het Gereserveerd aantal in de verkooporder kleiner is dan of gelijk is aan 0 of als het Gereserveerd aantal niet ingevuld is.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Productieorder status" | Toggle "Status Productieorder" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status productieorder” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Status Productieorder" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken – voor dit voorbeeld met productieartikel(en). Daarna moet er vanuit de verkooporder een productieorder aangemaakt worden, vervolgens moet het productiedagboek geboekt worden. Nu zie je dat het veld "Status productieorder" automatisch verandert (van leeg naar "Goed"). |
| 5. Check de "Status productieorder" op de header | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status productieorder" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. |
Status "Magazijnverzending"
Deze functie geeft aan of er een magazijnverzending van de verkooporder is aangemaakt en wat is de status ervan. Het gaat om de rest van wat opgeleverd gaat worden.
Wanneer een magazijnverzending wordt aangemaakt, wordt op de verkooporderregel "Warehouse outstanding quantity (Base)" is gevuld. Dit veld kan worden gebruikt om deze status te bepalen.
Deze status is
- Leeg: Dit is van toepassing als het aantal artikelen niet ingevuld is (komt dus in het praktijk bijna nooit voor).
- Goed (groen): Dit is van toepassing als het te verzenden aantal gelijk is aan het openstaand aantal magazijnverzending.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als er een gedeeltelijke magazijnverzending aangemaakt is voor de verkooporder.>
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als er nog geen magazijnverzending aangemaakt is voor de verkooporder.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken": | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Magazijnverzending": | Toggle "Magazijnverzending" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status magazijnverzending” in de verkooporderregel plaatsen: | Veld “Status magazijnverzending" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren: | Nieuwe verkooporder aanmaken (Lotnr. Toekennen, Te verzenden aantal invullen, vrijgeven). Daarna moet de order verzonden worden (Boeken -> Verzenden). Nu zie je dat het veld "Status magazijnverzending" automatisch verandert (van leeg naar "Goed"). |
| 5. Check de "Status magazijnverzending" op de header: | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status magazijnverzending" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. |
Status "Verzonden aantal"
Deze status geeft de status van verzending aan. Wanneer er een zending wordt geboekt, wordt op de verkooporderregel "Quantity shipped (base)" is gevuld. Dit veld kan worden gebruikt om deze status te bepalen. Hier wordt geen rekening gehouden met de datum.
Deze status is:
- Leeg: De status is leeg als de order nog niet vrijgegeven is of als het verzenden niet van toepassing is, b.v. als er geen productartikel (maar bv een serviceartikel in de regel staat).
- Goed (groen): Als de order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld. Deze status is van toepassing als het aantal verzonden artikelen groter is dan of gelijk is aan het totaal aantal artikelen.
- Matig (geel/oranje):
Als de order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld.
Deze status is van toepassing als er minder artikelen verzonden zijn dan het totaal aantal artikelen.
- Slecht (rood):
Als een order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld.
Deze status is van toepassing als de order vrijgegeven is maar er niks verzonden is.
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen:
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken": | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Verzonden aantal": | Toggle "Verzonden aantal" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status verzonden” in de verkooporderregel plaatsen: | Veld “Status verzonden" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren: | Nieuwe verkooporder aanmaken (Lotnr. Toekennen, Te verzenden aantal invullen, vrijgeven). Daarna moet de order verzonden worden (Boeken -> Verzenden). Nu zie je dat het veld "Status verzonden" automatisch verandert (van leeg naar "Goed"). |
| 5. Check de "Status mverzonden" op de header: | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status verzonden" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. |
Status "Gefactureerd"
Deze status geeft de status van de facturatie aan.
- Leeg: Als een order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld. Als er een regel is die gefactureerd moet worden, is het veld ‘Qty. Shipped Not Invd. (Base)’ ingevuld.
- Goed (groen): Als een order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld. Als er een regel is die gefactureerd moet worden, is het veld ‘Qty. Shipped Not Invd. (Base)’ ingevuld. Dit is van toepassing als het totaal aantal verzonden producten gefactureerd is:
- Matig (geel/oranje): Als een order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld. Als er een regel is die gefactureerd moet worden, is het veld ‘Qty. Shipped Not Invd. (Base)’ ingevuld. Deze status is van toepassing als het aantal verzonden en gefactureerde artikelen kleiner is dan het totaal aantal artikelen (dus als een order deels gefactureerd is).
- Slecht (rood): Als een order verzonden is is het veld ‘Qty. Shipped (Base)' ingevuld. Als er een regel is die gefactureerd moet worden, is het veld ‘Qty. Shipped Not Invd. (Base)’ ingevuld. Deze status is van toepassing als de order verzonden is maar er geen facturatie gedaan is.
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Status gefactureerd" | Toggle "Status gefactureerd" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status gefactureerd” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Status gefactureerd" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken (Lotnr. Toekennen, Te verzenden aantal invullen, vrijgeven). Daarna moet de order verzonden worden (Boeken -> Verzenden). Nu zie je dat het veld "Status gefactureerd" automatisch verandert (van leeg naar "Goed"). |
| 5. Nieuwe verkoopfactuur aanmaken | Nieuwe verkoopfactuur aanmaken (Klant aangeven), in de regels de verzendregels ophalen (Regels -> Regel -> Functies -> Verzendregels ophalen) -> Verkoopfactuur vrijgeven -> Factuur boeken |
| 6. Check de "Status gefactureerd" op de header | Ga terug naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status gefactureerd" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. Als je de verkooporder opent zie je dat de status gefactureerd ook op de regels goed/groen is. |
Status "Transportorder"
Deze status geeft aan of er een transportorder van de verkooporder aangemaakt is.
- Leeg: Als de transport niet van toepassing is blijft de status leeg, b.v. als de verzendwijze EXW is. - Goed (groen): Dit is van toepassing als er vanuit de verkooporder een transportorder aangemaakt is en de status ervan Vrijgegeven is.
- Matig (geel/oranje):
Dit is van toepassing als er vanuit de verkooporder een transportorder aangemaakt is en de status ervan open is.
Het is ook van teopassing als de verkooporder gewijzigd is, en de transportorder moet ververst worden.
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als er vanuit de verkooporder nog geen transportorder aangemaakt is (maar wel aangemaakt moet worden omdat de verzendwijze b.v. DDP is).
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen (het proces met Goed/groen status):
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Status transportorder" | Toggle "Status transportorder" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Status transportorder” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Status transportorder" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken (Lotnr. Toekennen, Te verzenden aantal invullen, vrijgeven). Let op, zorg ervoor dat de verzendwijze goed ingevuld is (b.v. DDP). |
| 5. Transportorder aanmaken en vrijgeven | Klik op Gerelateerd -> Orders -> Transportorder. Indien de transportorder klaar is: Verwerken -> Vrijgeven |
| 6. Check de "Status transportorder" op de header | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status transportorder" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. Als je de verkooporder opent zie je dat de status transportorder ook op de regels goed/groen is. |
Status "Orderbevestiging"
Deze status geeft aand of er een orderbevestiging van de verkooporder uitgeprint is.
Deze status is:
- Leeg: Dit is van toepassing als de verkooporder nog niet vrijgegeven is (als de status van de verkooporder Open is).
- Goed (groen): Dit is van toepassing als de verkooporderbevestiging ten minste 1x "uitgeprint" is (ook als het werkelijk niet uitgeprint is) Verkooporder -> Goedkeuren -> Orderbevestiging (email opslaan als concept) Als het o.s. veld groter is dan 0 dan is de bevestiging "uitgeprint''.
- Matig (geel/oranje): Dit is niet van toepassing: bij Status Orderbevestiging is de status of Leeg, of Goed, of Slecht.
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als de verkooporder vrijgegeven is maar de bevestiging is not niet uitgeprint.
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Status orderbevestiging" | Toggle "Status orderbevestiging" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken (Lotnr. Toekennen, Te verzenden aantal invullen, vrijgeven). |
| 4. Verkooporder bevestigen | Klik op Afdrukken/Verzenden -> Bevestiging afdrukken -> Afdrukken |
| 5. Check de "Status orderbevestiging" op de header | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Status orderbevestiging" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. (deze status is alleen zichtbaar op de header, niet op regelniveau) |
Deze status geeft aan of er partijnummers/lotnummers aan de verkoopregels toegewezen zijn.
Status "Lot toegewezen"
Deze status is
- Leeg: Dit is van toepassing als de artikel niet getraceerd hoeft te worden.
- Goed (groen): Dit is van toepassing als er bij alle artikels een LOT/partij is toegewezen.
- Matig (geel/oranje): Dit is van toepassing als minder dan het totaal aantal artikel (per regel) een LOT/partij toegewezen kreeg. B.v. als er 2 regels zijn van elke regel met 100 artikels, en van de eerste regel van 100 artikel maar 50 een LOT heeft dan wordt de status van die regel geel/matig. (Als er een regel matig is en een goed is, wordt de status op de header ook geel/matig.)
- Slecht (rood): Dit is van toepassing als er geen LOT/partij is toegewezen aan de artikels (of niet bij alle regels).
Het proces rondom deze functionaliteit kent de volgende stappen (het proces met Goed/groen status):
| Processtap | Handeling |
|---|---|
| 1. Aanzetten "Direct bijwerken" | Toggle "Update status op pagina" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 2. Aanzetten "Partijen toegewezen" | Toggle "Partijen toegewezen" op pagina I-Suite status instellingen aanzetten. |
| 3. Veld “Partijen toegewezen” in de verkooporderregel plaatsen | Veld “Partijen toegewezen" in de verkooporder regel plaatsen m.b.v. Personaliseren. |
| 4. Nieuwe verkooporder invoeren | Nieuwe verkooporder aanmaken. |
| 5. Partijnr./lot toewijzen | Klik op Regel -> Gerelateerde informatie -> Artikeltraceringsregels -> Kies een Lotnr. en klik op OK -> Sluiten. Nu zie je dat het veldje "Partijen toegewezen" in de verkooporderregels ook groen/goed wordt. |
| 6. Check de "Partijen toegewezen" op de header | Ga naar de pagina verkooporderlijst en check de "Partijen toegewezen" op de header. Nu zie je hier een vinkje/groen icoon. |