Transport

Datum: 21/12/2022

Functionaliteit

In I-Suite is een transportmodule beschikbaar. Hierin kan voor een klant opgegeven worden welke documenten benodigd zijn bij het verzenden van producten. Ook kan vanuit een verkooporder direct een transportorder worden aangemaakt op basis van het aantal palletplaatsen. Door tariefstaffels per expediteur vast te leggen wordt dan automatisch de juiste prijs voor de transportopdracht overgenomen.

Per verzend-document kan worden opgegeven welke tekst, of additionele toelichting, op een document moet worden afgedrukt. Deze tekst kunnen per land van bestemming en per artikel verschillen.

De volgende transportdocumenten zijn onderdeel van de transportmodule:

  • CMR
  • Airway Bill (Transport order)

De transportfunctionaliteit maakt het mogelijk om transportorders aan te maken vanuit diverse documenten ook kan er bijvoorbeeld een magazijnontvangst of magazijnverzending aangemaakt worden vanuit (verzamel-)transport orders.

Door de juiste inrichting kan het aantal palletplaatsen worden berekend en er kunnen diverse documenten worden meegestuurd met de vracht. Bij ontvangst van de factuur van de transporteur kunnen meerdere transportorders tegelijk worden geboekt.

Inrichting

Deze paragraaf beschrijft de benodigde inrichting voor deze functionaliteit.

Instellingen

Onderstaande instellingen moeten worden ingesteld om met deze functionaliteit te kunnen werken:

Ga hiervoor naar Transportinstellingen

Module Instelling Uitleg Waarde
Algemeen Lastdrager aantal afrondingsprecisie Dit is de afronding voor de bepaling van het aantal lastdragers in het verzameltransport order overzicht. Advies waarde = 1 zodat het altijd een heel getal is. Decimal
Algemeen Lastdrager belading afrondingseenheid Dit is de afronding voor de beladingsgraad op de documentregel. Decimal
Algemeen Totalisering pallets en palletplaatsen Het aantal pallets en palletplaatsen zal bepaald worden obv de lastdrager artikelregels in de brondocumenten indien gezet op "Lastdragersoort" of "Lastdragersoort en Palletcombinatie". Indien deze instelling "Geen splitsing" is dan zullen deze aantallen op basis van de artikelregels worden worden bepaald.
Verzamel Transport order Gebruik verzameltransportorder
Verzamel Transport order Verzameltransportorder nr-reeks daarin leg je de nummerreeks vast die gebruikt wordt om de verzameltransport orders te identificeren middels een nummer.
Verzamel Transport order Transportdatum Hiermee is in te stellen op basis van welke datum de brondocumenten moeten worden opgehaald bij de functie “Brondocumenten ophalen” bij aanmaken van een verzameltransport order. Aan de hand van deze configuratie zal het selectie criterium “Transportdatum” de gerelateerde datum velden van de brondocumenten controleren.
Transporttarief Inkomend referentie datumtype
Transporttarief Uitgaande referentie datumtype
Transport Order Inkoop-order bij niet geboekt document Middels deze instelling kan gestuurd worden dat er ook een inkooporder kan worden aangemaakt wanneer een bron-document nog niet geboekt is. Indien false dan zal de gebruiker een melding krijgen dat het document nog niet geboekt is en dat inkooporder aanmaak niet mogelijk is. Indien True dan zal ook de inkooporder worden aangemaakt wanneer het document nog niet is geboekt.
Automatisch aanmaken inkooporder bij boeken Hiermee wordt aangegeven of de inkooporder automatisch wordt aangemaakt wanneer het bron document geboekt wordt.
Niet sommeren transport order Indien deze op "Ja" staat zullen de transport order regels niet worden getotaliseerd per artikel/variant/eenheid.
Controleer Kentekenplaat in transport order Hiermee kun je de validatie van het veld “kenteken” op de transport-order uitschakelen. Anders wordt bij invoer van een kenteken gecontroleerd of de kenteken / expediteur koppeling bestaat in tabel “AXI Licence Plates (11091661, List)”
Laaddatum van verkooporder verzenddatum Hiermee wordt aangegeven of de verzenddatum van de verkooporder als laaddatum van de transportorder wordt gebruikt.
inkooporderregeltype Transportorder Soort inkooporderregel voor transportorder, er kan gekozen worden uit
- Grootboekrekening
- Artikel
- Toeslag
Aantallen Verkooporder aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Verkoopretourorder basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Inkooporder aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Inkoopretourorder aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Magazijn ontvangst aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Magazijn verzending aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Transferorder aantal basis Hiermee kun je sturen welke waarde leidend is voor het aanmaken van een transport order.
Grootboekrekening Grootboekrekening inkoop Grootboekrekening voor transportkosten inkoop grootboek-rekening
Grootboekrekening Verkoop Grootboekrekening voor transportkosten verkoop grootboek-rekening
Grootboekrekening Transfer Deze grootboekrekening wordt gebruikt wanneer de inkooporder voor de transportorder wordt aangemaakt. Deze geldt voor transportorder van deelgebied Transfer grootboek-rekening
Artikeltoeslag Artikel toeslag inkoop Artikeltoeslag voor transportposten inkoop Artikeltoeslagen
Artikeltoeslag Verkoop Artikeltoeslag voor transportposten verkoop Artikeltoeslagen
Artikeltoeslag Transfer Deze artikeltoeslag wordt gebruikt wanneer de inkooporder voor de transportorder wordt aangemaakt. Deze geldt voor transportorder van deelgebied Transfer. Artikeltoeslagen
Artikeltoeslag toewijzing Kostentoewijziging Transportorder, hierbij kan gekozen worden voor
- Evenredig
- Bedrag
- Aantal (Basis)
- Brutogewicht
- Nettogewicht
- Aantal palletplaatsen
- Volume
Notitie

Indien in de “transport instelling” Verkoop order Aantal basis is ingesteld met “Aantal te verzenden” en men maakt een transport order aan en er wordt gewerkt met een Locatie die ook magazijn verzending kent en men heeft geen “aantal te verzenden” in de verkoop order gevuld. Dan komt een melding: "Niets te verzenden"
Als de Locatie werkt met magazijn verzending en de transport instelling voor verkoop order aantal basis is ingesteld op "aantal te verzenden" en de magazijn verzending is aangemaakt op dan wordt de melding niet getoond. Dit omdat het "aantal te verzendingen" en "openstaand aantal" in de magazijn verzending standaard beide gevuld zijn.

default bij aanmaken van een magazijn verzending zijn "aantal te verzenden" en "openstaand aantal" aan elkaar gelijk. De gebruiker kan zelf de waarde in kolom "aantal te verzenden" aanpassen. afhankelijk van de transport instellingen kan men daarmee sturen obv welke waarde de transport order moet worden aangemaakt: Altijd het “openstaande aantal” of het opgegeven “te verzenden aantal” uit de magazijn verzending.

Dit principe werkt ook voor de overige document types:
- Verkoop retour order
- inkoop (retour) order / magazijn ontvangst
- transfer order (magazijn verzending)

Stambestanden

Onderstaande stamtabellen moeten of kunnen worden ingericht om met deze functionaliteit te kunnen werken:

Stamtabel Uitleg Verplicht/optioneel
Transportmethodes Men kan hier meerdere codes voor transportmethodes aanmaken (bijv. zeevaart / luchtvracht / wegvervoer)
Transportdocument-instellingenlijst Men kan hier type transportdocumenten aanmaken en per documenten instellingen opgeven. Hier moet in ieder geval transportorder (TRORD) op ACTIEF worden gezet met vinkjes bij verkoop of Inkoop. Er kunnen meerdere documenten op actief worden gezet bij verkoop of inkoop.
Lastdragersoorten Men kan hier meerdere codes voor lastdragers aanmaken (bijv. europallet, poolpallet, rolcontainer)
Code (bijv. EURO)
Omschrijving (bijv. Euro pallet)
Artikelnummer
Aantal palletplaatsen (bijv. Euro pallet = 1 plaats, blokpallet is 1,25 plaats)
Districten Deze tabel bestaat uit 2 velden: een code en een tekst. Bijvoorbeeld: code = EINDH, tekst = Eindhoven
Expediteurs Hier is een extra veld aangemaakt waarop de standaard dieseltoeslag meegegeven kan worden. Dit is de standaard dieseltoeslag die meegenomen wordt naar de transporttariefstaffels die behoren bij deze expediteur.
Wanneer een nieuwe standaard dieseltoeslag wordt gecommuniceerd door de transporteur, dan zal deze gewijzigd worden in de tabel expediteur en gelden deze wijzigingen voor alle onderliggende staffels.
Transporttariefstaffels Voor elke expediteur kunnen één of meerdere transporttariefstaffels worden ingericht. Hierin wordt opgegeven vanuit welke locatie (van District) naar welke locatie (Naar district) deze staffel geldt:
Staffel code: Vul hier een code in. Deze wordt niet automatisch genummerd
Standaard pallettarief: vul hier het standaard tarief voor deze route in
Dieseltoeslag (wordt opgehaald van de expediteur)
Transportkostcode: de opties worden opgehaald vanuit de tabel “Algemene kosten” met kostensoort “transport”.
Transporttariefregels Hier worden de verschillende pallettarieven ingevuld afhankelijk van het aantal palletplaatsen. De dieseltoeslag wordt meegenomen uit de kop (en dus de expediteur tabel) en kan niet op de regel worden gewijzigd.
Transportroutes Dit is in basis een soort “filter” optie. Deze set-up kan gebruikt worden om een vaste route definitie te definiëren voor bepaalde vrachten / transporten en dit kan vervolgens worden gebruikt om de te “Ontvangen” of “te verzenden” aantallen op te halen binnen deze “selectie” om vervolgens vanuit daar de benodigde magazijn verzending / magazijn ontvangen aan te maken. Daarmee kunnen dus diverse magazijn verzendingen / ontvangsten worden gecombineerd en te “plannen”.

Basisinrichting

In onderstaande kaarten leg je de basis inrichting vast voor deze functionaliteit:

Kaart Velden Toelichting
Klant en Leverancier Transportdocument instellingenlijst Het enige wat je hier nog hoeft te doen is de documenten die je wilt gebruiken op ACTIEF zetten door de vinkjes bij verkoop of inkoop aan te zetten.
Klant en Leverancier Transportdocumentenklanten / Transportdocumentenleveranciers Hier kan klant- of leverancier specifiek transportdocumenten op actief worden gezet.
Klant en Leverancier Transportdocument standaard teksten Hier kunnen klant- of leverancier specifieke teksten per document worden ingericht.
Klant en Leverancier Transport District geef hier op in welk district (wordt gebruikt voor transporttarief staffel) de klant/leverancier zich bevindt
NB voor klant kan dit evt ook op afleveradres gevuld worden
Locatie District Geef voor iedere Locatie op in welk district (wordt gebruikt voor transporttarief staffel) het zich bevindt.
Artikel Lastdrager artikelen Zorg dat ten minste voor de lastdragers artikelen geregistreerd zijn. Voor meer informatie hierover zie Emballage
Artikel artikeleenheden Voor artikelen dienen in de artikeleenheden per verpakkingseenheid het aantal basiseenheden vast te worden gelegd;Bij de lastdragereenheden dient te worden opgegeven hoeveel verpakkingseenheden een lastdrager bevat.
Leverancier Afrekenmethode De transport leverancier (vanuit expediteur) moet ingesteld staan met afrekenmethode “vast prijs”
Lastdragersoort lastdragersoort In de lastdragersoorten tabel geef je per lasterdragersoort het bijbehorende artikelnummer en aantal palletplaatsen op. Op basis van het aantal palletplaatsen dat hier wordt vastgelegd, wordt voor een transportorder het aantal palletplaatsen berekend.

E-Cert interface

Voor iedere verzending waar douane aangifte voor moet worden gedaan moet door het KCB (Kwaliteits-Controle-Bureau) een controle worden uitgevoerd op de goederen die verladen gaan worden. Op basis van deze keuring zal het KCB documenten opstellen / vrijgeven die benodigd zijn voor het kunnen opmaken van Douane documenten.

Deze documenten zijn o.a.:

  • KCB Keuringsrapport
  • Fyto-certificaat

Deze documenten kunnen middels de E-Cert interface interface uitgewisseld worden.

Proces

Basis/Standaard

Processtap Handeling Door
Inrichting Leg eerst de basisgegevens vast zoals uitgelegd in het vorige hoofdstuk.
Maak een verkooporder aan Kies de klant en vul op de regel een artikel in.
Maak transportorder aan Vanuit een verkoop-order kan er een transportorder aangemaakt worden. Dit gebeurt wanneer er vanaf de in- of verkooporder genavigeerd wordt naar transportorders (inrichting nodig) via verkooporder > gerelateerd > Orders> transportorders.
Bij het aanmaken van de transportorder worden de transport velden gevuld op de transportorderregels, namelijk die uit de lastdragerfunctionaliteit.
Vervolgens wordt het aantal benodigde palletplaatsen berekend op basis van lastdragersoort en Te verzenden aantallen uit de verkoop regel. (dus om een Transport order aan te maken dient het veld te verzenden aantal gevuld te zijn.
Vervolgens verschijnt een melding. Bevestigen met Ja.
Bij het tabblad verzending & facturering zorg dat de volgende velden gevuld zijn:
- Verzenden naar
- District
- Code verzendwijze
- Expediteur
- Aantal palletplaatsen (dit wordt gevuld door het aantal palletplaatsen dat in de verkooporderregel staat)
Afdrukken transportdocumenten Vanuit het lint van de transportorder kunnen de bijbehorende transportdocumenten worden bekeken en afgedrukt. Dit zijn de documenten die op de klantkaart zijn gekoppeld aan de gekozen klant. Hierop staan ook de teksten die klant-specifiek zijn opgegeven.
Aanmaken inkooporder Klik op Maak inkooporder voor transportopdracht. Aan deze inkooporder kan op een later moment de factuur van de expediteur worden gekoppeld. Het aanmaken van de inkooporder voor de transportopdracht kan alleen indien de verkoop order is geboekt (nb dit kan aangestuurd worden middels de transportinstelling Aanmaken inkooporder toegestaan bij niet geboekt. Deze blokkade is er omdat er uitgegaan wordt van het verzonden aantal en de tarieven die op dat moment in het systeem bekend zijn.
Belangrijk

Na het aanmaken van de transportorder zijn de verkoop kosten nog niet geupdate in de verkoop order. Deze worden pas aan de verkoop-order gekoppeld als de transport order is geboekt.

Notitie

Het veld aantal palletplaatsen berekend in de transportorder kan niet worden aangepast. Het aantal palletplaatsen handmatig kan wel aangepast worden door in het tabblad Transportorder lastdragers gegevens in te vullen.
Klik op Transportkosten calculeren. De transportkosten worden berekend op basis van het aantal palletplaatsen handmatig. Zorg dus dat dit juist ingevuld staat in de regels bij ‘lastdragers’.
Na calculeren krijgt men geen melding of iets dergelijks. Wel zijn direct de transport kosten geüpdate.

Verzameltransport orders

Indien “verzamel transport-orders” is geactiveerd in de “Transport instellingen”

Dit is in basis een soort “filter” optie. Deze set-up kan gebruikt worden om een vaste route definitie te definiëren voor bepaalde vrachten / transporten en dit kan vervolgens worden gebruikt om de te “Ontvangen” of “te verzenden” aantallen op te halen binnen deze “selectie” om vervolgens vanuit daar de benodigde magazijn verzending / magazijn ontvangen aan te maken. Daarmee kunnen dus diverse magazijn verzendingen / ontvangsten worden gecombineerd en te “plannen”.

Bestemmingssoorten :

  • Klant
  • Leverancier
  • Transfer-orders

Middels de sorteervolgorde in “transport order selectie” kan men de volgorde voor verlading aangeven binnen de magazijn verzending. (laatst geleverd dient als eerste geladen te worden. Bij “OK” worden de individuele Transportorders aangemaakt.

  • Vanuit een verzamel transport order kunnen in “batch” transport documenten worden aangemaakt / en afgedrukt.
  • Vanuit een verzamel transport order kunnen in “batch” eCert koppelingen worden gestart voor aanvragen van de keuring t.b.v. verkrijgen van KCB certificaten.
  • Vanuit een verzamel transport order kan een magazijn verzending / ontvangst worden opgemaakt.
  • Aan de verzameltransportorder is een veld toegevoegd, hierin kan vrije tekst worden ingegeven,, die indien gewenst ook op de documenten mbt verzameltransportorders afgedrukt kan worden. NB het veld is alleen in de betreffende dataset opgenomen.

Lijsten en Rapporten

De volgende lijsten en rapporten zijn beschikbaar om de gegevens van deze functionaliteit te rapporteren of om de voortgang in de gaten te houden:

Lijst/rapport Inhoud en doel
Er zijn geen rapporten beschikbaar

Zie ook